Reduce costos empresariales con la automatización de procesos

La automatización de procesos se asocia principalmente con el aumento de la productividad y la mejora de la competitividad empresarial en un mercado cada vez más cambiante. Sin embargo, también puede proporcionar beneficios significativos, como la reducción de los costos empresariales.

Al aplicar herramientas de automatización en las empresas, abrimos todo un nuevo camino de oportunidades de crecimiento tanto en el mercado local como en el internacional, sin mencionar un mejor ambiente laboral para los colaboradores, quienes podrán enfocarse en aspectos relevantes o aquellos obstáculos eventuales que requieren de una atención inmediata.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización en términos básicos se basa en la implementación de software o hardware para agilizar tareas dentro de una empresa, lo que ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo en comparación con la realización manual de estas. Estas herramientas son ampliamente utilizadas en diversos campos, como la industria, la tecnología, la administración de empresas, el marketing digital, entre otros. 

Algunas de las tareas que pueden ser automatizadas incluyen la generación de informes, la administración de tareas, el procesamiento de datos, la programación de publicaciones en redes sociales, la creación de correos electrónicos personalizados, entre otras.

Esta práctica surgió como respuesta a la necesidad de efectuar una mayor cantidad de procesos en menos tiempo y a la vez, lograr una mayor competitividad, reducción de costes operativos y, claro, una diferencia positiva con respecto a los ingresos económicos. 

Herramientas efectivas en la automatización de procesos

La automatización de procesos se compone de diferentes herramientas que han ido surgiendo y evolucionando con el paso de los años, siendo estas las siguientes: 

ERP/BSM: El ERP (Enterprise Resource Planning) se traduce en una herramienta totalmente dirigida a la correcta planeación de estrategias y demás recursos propios de la empresa que tienen que ver con la parte productiva, los negocios, la distribución de productos y servicios que esta hace, etc. 

Por otro lado, el BSM (Business Spend Management) es otro tipo de ERP, pero más abierto, es decir, que se encarga de mejorar el desenvolvimiento de la empresa en un sentido general.

CRM: Como herramienta, el CRM (Customer Relationship Management) se enfoca en mejorar los procesos que impactan directamente en clientes y socios comerciales mediante el uso de software que usualmente toca aspectos como el buen manejo de los datos del cliente, las interacciones que se tienen con el mismo, la eficiencia en el acceso a la información que estos registran y hasta la agilización en los procesos de venta. 

DMS: Al hablar de DMS (Document Management Software) nos referimos al sistema encargado de dar seguimiento y mejorar la gestión de los documentos en un formato digital, lo que ha supuesto un cambio radical en el modo en que las empresas guardaban su información 100% en físico sin siquiera auxiliarse de bases de datos digitales. 

DTM: Los DTM (Document Transaction Management) son básicamente sistemas orientados a agilizar las transferencias de información digital entre departamentos o diferentes empresas, valiéndose de las ventajas del Internet y los protocolos de seguridad establecidos, haciendo a su vez que dichos procesos sean más amigables en términos de ejecución y aprendizaje.

CLM: El CLM (Contract Lifecycle Management) viene a solucionar los recurrentes problemas relacionados con la firma de documentos y demás autorizaciones escritas, propias del mundo empresarial, mediante la integración de herramientas que añaden estos elementos por defecto de manera digital y sin la necesidad de la intervención humana salvo que sea especialmente necesario en algún momento puntual. 

¿Por qué estas herramientas ayudan a reducir costos?

Las herramientas de automatización suponen una disminución de costos empresariales y una notable mejora en la rentabilidad de las empresas debido a que ofrecen muchos beneficios, entre los cuales se destacan el ahorro tanto de tiempo como de recursos humanos. Al automatizar tareas repetitivas, se pueden reducir los errores y mejorar la precisión del trabajo, lo que puede reducir costos en términos de retrabajos y correcciones. Además, la automatización permite a los empleados concentrarse en tareas más importantes y estratégicas. 

Si eres dueño de una empresa o te encuentras en una posición de liderazgo, te sugerimos que tomes en cuenta la implementación de herramientas de automatización de procesos para mejorar la eficiencia y productividad de tu equipo de trabajo. Otra estrategia clave para lograrlo, es a través del Business Intelligence, que es la tecnología para optimizar procesos.

Somos Estrategas Digitales, una agencia digital que durante 15 años hemos ayudado  a las empresas a ser competitivas con la implementación de tecnología para eficientar sus procesos, mejorar su desempeño y resultados. Te invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales en donde compartimos las últimas tendencias para llevar tu negocio al siguiente nivel.